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La evolución de los sistemas de punto de venta ha traído consigo cambios en diferentes aspectos, entre ellos, la facturación. En la actualidad, gracias al avance tecnológico fue posible revolucionar el uso de las facturas, que pasó de ser emitida en papel a ser generada, autentificada y conservada de forma digital.
Dependiendo del país y la legislación vigente, la facturación electrónica puede variar en cuanto a los lineamientos para su estructuración. Sin embargo, en esencia su función es sustentar una operación comercial en todo tipo de negocios.
Son múltiples los beneficios de la facturación electrónica, pero principalmente, ayuda a los gobiernos de cada país y al sector tributario a contar con un soporte de las transacciones de venta de bienes y/o servicios.
De esta manera, podemos decir que la factura electrónica es un documento digital que cumple con los requisitos legales para avalar una operación comercial entre dos partes, una que ofrece el producto o servicio y otra que lo adquiere.
Como mencionamos anteriormente, el diseño o formato de la factura electrónica depende de lo que estipule la ley en el país que se encuentre el negocio, por lo que corresponde a la legislación fiscal indicar qué elementos deben ser incluidos para que el documento sea válido al momento de llevar la contabilidad y cumplir con las obligaciones tributarias.
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¿Cómo se emite?
La factura electrónica se emite por medio de un software y se puede recibir por herramientas como el correo electrónico, un software o un servidor. Para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, recibe, rechaza y conserva electrónicamente.
A través de la factura electrónica, es posible tener más transparencia en las transacciones mientras que para la administración tributaria es más fácil combatir el fraude y la evasión fiscal. Asimismo, permite almacenar información de forma segura.
Por ser un proceso digital, el mecanismo se vuelve mucho más agilizado y sencillo, lo que a su vez conlleva ahorro de tiempo y recursos, aspectos vitales cuando se trata de atención al público. De igual forma, se disminuyen los errores y hace que la contabilidad sea más precisa.
Los requisitos para facturar electrónicamente en Colombia, son:
- Tener un software autorizado electrónicamente como Conexión POS.
- Fotocopia Cédula de Ciudadanía del representante legal, legible (Formato pdf).
- RUT descargado de la Dian actualizado (Formato pdf).
- Resolución Factura Electrónica vigente (Formato pdf).
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